Созданы мобильные приложения, которыми пользуются организаторы выставок и экспоненты. Здесь можно ознакомиться с программой мероприятия, назначить деловую встречу с партнером, забронировать билет, заказать экскурсию и т. д.
— Советую своим белорусским коллегам, которые стоят только в начале этого пути, оцифровывать все процессы и приучать свою аудиторию черпать всю информацию из мобильного приложения, — уточняет Елена Ублиева. — Мы двигаемся к тому, чтобы быть SMART-площадкой. Она помогает внедрять современные нестандартные инженерные и технологические решения. Прежде чем вы начнете создавать в Беларуси свой новый выставочный центр, объедините свои усилия и продумайте решения, которые будут подходить и использоваться всеми участниками.
Например, EXPOFORUM насчитывает более 13 тысяч квадратных метров площадей, не имеет колонн, поэтому все пространство хорошо продается.
Комплекс имеет многофункциональные залы, где можно разместить от 20 до 2 и 20 тысяч человек и рассчитан на проведение мероприятий разного формата. Конференц-залы имеют самое современное оборудование. Все площади — от выставочных холлов до мест организации кофе-брейков — очень удобные.
— Публику нужно удивлять. Организовывая мероприятие, мы должны продумывать все до мелочей. Понимая, что у нас будет проходить конгресс UFI, на который приехало только 250 директоров ведущих мировых компаний, мы сделали все для того, чтобы провести его на высшем уровне. Мероприятие организовывала исполнительная дирекция Союза российских выставок и ярмарок в составе 3 человек. Нашу работу оценили как лучшую за последние 30 лет проведения конгрессов, — делится опытом работы спикер.
Организатор мероприятия должен уметь создать настроение. Например, в EXPOFORUM в пассаже всегда звучит классическая музыка. Она напоминает человеку о том, что он находится в Санкт-Петербург.
— Программа мероприятия должна проводиться под эгидой «все включено». Помимо деловой и выставочной программы, заключения договоров, налаживания новых контактов, человек должен получить самые лучшие впечатления о вашем городе, познакомиться с архитектурой, понять традиции, культуру и обычаи народа. Все это создает впечатление не только о месте проведения мероприятия, но и о городе и заставляет возвращаться в него вновь и вновь, — дополняет спикер.
SMART — это креативные идеи организации мероприятий, создание WOW-эффекта.
— Креативные идеи позволяют сделать мероприятие, на которое хочется вернуться. Мы не имеем права сделать выставку такой, какой она была в прошлом году. Мероприятие должно отличаться не только участниками, но и контентом, быть более высокого качества. Понимая, что у нас есть хороший зал на 1216 посадочных мест с большим экраном, мы начали организовывать концерты в темноте, порой сопровождающиеся песочным шоу. Они создают впечатление, эффект, — рассказывает Елена Ублиева.