«Среди основных ошибок — ориентация на низкую цену». На что важно обратить внимание при аренде офиса?

— Объекты нашей компании мы всегда располагаем в локациях с хорошей транспортной доступностью, потому что понимаем, как сильно это влияет на доверие клиентов. Также важно, чтобы в помещении были все современные инженерные системы, благодаря которым будет обеспечен комфорт сотрудникам в любое время года. Слабый интернет, старая система вентиляции, плохая звукоизоляция, малое количество лифтов — все это влияет на эффективность работы сотрудников компании. Такие технические детали важно учитывать еще на этапе выбора офиса: все-таки 10−15 минут в ожидании лифта — не лучший старт рабочего дня.

И еще одна рекомендация — задумывайтесь о возможностях расширения на начальных этапах. Если компания планирует расти, привлекать новых сотрудников, то в моменте нужно будет расширять и офис. Переезд — это всегда сложно, требует много усилий, финансовых вложений, поэтому лучше заранее посмотреть варианты возможного расширения офиса по площади, а также не спешить с арендой первого просмотренного здания. Посетите несколько помещений, сравните варианты. Так, вы увидите разницу в планировке, отделке и сервисе, — разъясняет эксперт компании «Сигмаполюс».

— Далее нужно сформировать бюджет. И тут важно учитывать не только стоимость арендной платы, но и эксплуатационные, и коммунальные платежи, оплату аренды парковочных мест, если в выбранных локациях с бесплатными вариантами есть проблемы. Не стоит недооценивать фактор парковки. Зачастую проблемы с ней создают негативные эмоции у клиентов и партнеров еще до момента, когда они попали в офис. Также в бюджет нужно заложить расходы на переезд и возможные «доделки в офисе под свои нужды».

Чек-лист, на что обратить внимание при осмотре помещения:

1. Состояние отделки — готово к въезду или требует ремонта.
2. Качество и количество освещения.
3. Современные системы вентиляции и кондиционирования.
4. Шумоизоляция. Лучше проверять на месте.
5. Качество и количество санузлов.
6. Возможности для брендинга на фасаде здания, этаже, на входной двери.

— Все перечисленные ошибки несут за собой негативные последствия, с которыми рано или поздно придется столкнуться. Из самых серьезных могу выделить снижение продуктивности сотрудников из-за дискомфорта или ухудшение имиджа компании. В худшем случае — необходимость переезда, а это всегда дорого и стрессово, — отмечает Андрей.

Какие вопросы нужно задать владельцу здания, чтобы избежать ошибок?

1. Как формируется арендная ставка, что в неё входит и не входит?
2. Какой размер эксплуатационных и коммунальных расходов?
3. Кто обслуживает здание и какие услуги входят в обслуживание? Включен ли клининг офисных помещений?
4. Какие интернет провайдеры проведены в офисное помещение и здание?
5. Какой класс здания и когда оно построено/реконструировано?
6. Есть ли возможность увеличения площади в будущем?
7. Какие базовые условия договора? Обеспечительные платежи, сроки уведомления при одностороннем отказе от договора? Индексация ставки?

Собрали все этапы, как действовать, если решили арендовать офис:

1. Определитесь с потребностями — необходимой площадь, количеством рабочих мест, форматом площади и желаемой локацией.
2. Сформируйте бюджет, который сможете заложить на аренду.
3. Выберите локацию и класс здания. Рассмотрите несколько вариантов и сравните их.
4. Согласуйте условия.
5. Проверьте документы.
6. Подпишите договор и въезжайте в новый офис!

— В бизнес-центрах компании «Сигмаполюс» мы предлагаем арендаторам пройти этот путь максимально быстро. Уже на этапе первой встречи обсуждаем и подбираем планировку, согласовываем бюджет и показываем готовые варианты. В наших офисах большинство помещений уже имеют готовую отделку, что позволяет заехать в течение нескольких дней. Мы даже готовы помочь новому арендатору с переездом, а также, по возможности, сделать планировку под него. К тому же, наша компания серьезно относится к документации — всегда предоставляется прозрачный полный пакет документов в электронном и печатном виде, а также полный расчет затрат до подписания договора. Еще хочу обратить внимание, что в наших комплексах мы отдаем предпочтение действующим арендаторам. Однако существует лист ожидания, в который можно записаться, и в случае расширения, мы сразу сделаем предложение по новым офисным помещениям, — заключает Андрей.