«Среди основных ошибок — ориентация на низкую цену». На что важно обратить внимание при аренде офиса?
02.09.2025 2287
Ольга Корнеенко, фото: Дарья Бурякина
При выборе офисного помещения все чаще решают не квадратные метры и вид из окна, а местоположение, общая логистика, инженерные системы, вентиляция, ресурсность здания. Эти и другие критерии напрямую влияют на комфорт работников компании и их эффективность, а, соответственно, и на процветание бизнеса. Вместе с руководителем департамента офисной недвижимости компании «Сигмаполюс» Андреем Попиначенко мы отправились в БЦ «Призма» и узнали, на что следует обратить внимание, выбирая офисное помещение под аренду.
В многофункциональном комплексе «Призма» представлены торговые и офисные площади. Его общая площадь составляет — 70 тысяч квадратных метров. Из них офисная часть занимает 15 тысяч квадратных метров.
Помимо этого здесь есть семь скоростных лифтов, панорамное остекление, система вентиляции с рекуперацией воздуха и большой паркинг на шесть уровней.
Эксперт компании «Сигмаполюс» Андрей, проводя нас по объекту, обращает внимание, что процесс аренды офисного помещения необходимо строить поэтапно. Прежде всего, арендатору следует определиться с потребностями, понять, какая площадь ему нужна, сколько будет рабочих мест, в какой локации желает видеть помещение, какой формат офиса он предпочитает — open space или кабинетная система.
Далее необходимо выбрать локацию и класс здания. Здесь обращаем внимание на транспортную доступность для сотрудников, клиентов и партнеров и наличие инфраструктуры, потому что расположение рядом с офисом кафе, банков и фитнеса имеет большое значение.
— Объекты нашей компании мы всегда располагаем в локациях с хорошей транспортной доступностью, потому что понимаем, как сильно это влияет на доверие клиентов. Также важно, чтобы в помещении были все современные инженерные системы, благодаря которым будет обеспечен комфорт сотрудникам в любое время года. Слабый интернет, старая система вентиляции, плохая звукоизоляция, малое количество лифтов — все это влияет на эффективность работы сотрудников компании. Такие технические детали важно учитывать еще на этапе выбора офиса: все-таки 10−15 минут в ожидании лифта — не лучший старт рабочего дня.
И еще одна рекомендация — задумывайтесь о возможностях расширения на начальных этапах. Если компания планирует расти, привлекать новых сотрудников, то в моменте нужно будет расширять и офис. Переезд — это всегда сложно, требует много усилий, финансовых вложений, поэтому лучше заранее посмотреть варианты возможного расширения офиса по площади, а также не спешить с арендой первого просмотренного здания. Посетите несколько помещений, сравните варианты. Так, вы увидите разницу в планировке, отделке и сервисе, — разъясняет эксперт компании «Сигмаполюс».
— Далее нужно сформировать бюджет. И тут важно учитывать не только стоимость арендной платы, но и эксплуатационные, и коммунальные платежи, оплату аренды парковочных мест, если в выбранных локациях с бесплатными вариантами есть проблемы. Не стоит недооценивать фактор парковки. Зачастую проблемы с ней создают негативные эмоции у клиентов и партнеров еще до момента, когда они попали в офис. Также в бюджет нужно заложить расходы на переезд и возможные «доделки в офисе под свои нужды».
Чек-лист, на что обратить внимание при осмотре помещения:
- Состояние отделки — готово к въезду или требует ремонта.
- Качество и количество освещения.
- Современные системы вентиляции и кондиционирования.
- Шумоизоляция. Лучше проверять на месте.
- Качество и количество санузлов.
- Возможности для брендинга на фасаде здания, этаже, на входной двери.
Андрей говорит, что базовый минимум для комфортной работы в любом офисе — это наличие современной системы вентиляции и кондиционирования, высокоскоростного интернета, парковки для сотрудников и гостей, зон общего пользования — переговорных, лаунж-зон, кафе и конференц-залов. К тому же, в офисное здание должен быть обеспечен доступ 24/7. Ситуации бывают разные, сложно предугадать, в какой момент нужно будет в него попасть. Бизнес-центры компании «Сигмаполюс» включают в себя такой функционал.
Среди основных ошибок, которые допускают арендаторы, занимаясь поиском площадки для офиса, Андрей выделяет то, что люди в первую очередь ориентируются только на низкую стоимость аренды и не подбивают общий бюджет, при этом в итоге расходы могут быть выше ожидаемых или расти со временем из-за скрытых платежей. Также зачастую не уделяют внимание репутации собственника и управляющей компании или выбирают помещения «впритык» по площади, не учитывая возможный рост команды.
— Все перечисленные ошибки несут за собой негативные последствия, с которыми рано или поздно придется столкнуться. Из самых серьезных могу выделить снижение продуктивности сотрудников из-за дискомфорта или ухудшение имиджа компании. В худшем случае — необходимость переезда, а это всегда дорого и стрессово, — отмечает Андрей.
Какие вопросы нужно задать владельцу здания, чтобы избежать ошибок?
- Как формируется арендная ставка, что в неё входит и не входит?
- Какой размер эксплуатационных и коммунальных расходов?
- Кто обслуживает здание и какие услуги входят в обслуживание? Включен ли клининг офисных помещений?
- Какие интернет провайдеры проведены в офисное помещение и здание?
- Какой класс здания и когда оно построено/реконструировано?
- Есть ли возможность увеличения площади в будущем?
- Какие базовые условия договора? Обеспечительные платежи, сроки уведомления при одностороннем отказе от договора? Индексация ставки?
Выбрав подходящее помещение, согласовываем условия — ставку, сроки, дополнительные опции, и разбираемся с документами. Важно проверить юридическую чистоту объекта и условия договора. Особое внимание уделяем свидетельству о праве собственности, документам на инженерные системы (пожарная безопасность, лифты, вентиляция и кондиционирование) и договору аренды — внимательно изучаем условия, сроки уведомлений, индексации и штрафы. После того, как все проверено, подписываем договор и въезжаем в новый офис.
Собрали все этапы, как действовать, если решили арендовать офис:
- Определитесь с потребностями — необходимой площадь, количеством рабочих мест, форматом площади и желаемой локацией.
- Сформируйте бюджет, который сможете заложить на аренду.
- Выберите локацию и класс здания. Рассмотрите несколько вариантов и сравните их.
- Согласуйте условия.
- Проверьте документы.
- Подпишите договор и въезжайте в новый офис!
— В бизнес-центрах компании «Сигмаполюс» мы предлагаем арендаторам пройти этот путь максимально быстро. Уже на этапе первой встречи обсуждаем и подбираем планировку, согласовываем бюджет и показываем готовые варианты. В наших офисах большинство помещений уже имеют готовую отделку, что позволяет заехать в течение нескольких дней. Мы даже готовы помочь новому арендатору с переездом, а также, по возможности, сделать планировку под него. К тому же, наша компания серьезно относится к документации — всегда предоставляется прозрачный полный пакет документов в электронном и печатном виде, а также полный расчет затрат до подписания договора. Еще хочу обратить внимание, что в наших комплексах мы отдаем предпочтение действующим арендаторам. Однако существует лист ожидания, в который можно записаться, и в случае расширения, мы сразу сделаем предложение по новым офисным помещениям, — заключает Андрей.
